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Richtlinien für Geschenke und Unterhaltung

PlHintergrundinformationen

Diese Richtlinie gilt für alle Situationen, in denen Plexus Geschenke, Mahlzeiten und Unterhaltungsangebote macht oder annimmt. Dazu gehören alle folgenden Situationen:

  • Wenn ein Plexus im Rahmen seiner Tätigkeit Geschenke, Mahlzeiten oder Unterhaltungsangebote macht.
  • Wenn ein Plexus-Mitarbeiter im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit Geschenke, Mahlzeiten oder Unterhaltung erhält.
  • Wenn ein Plexus-Mitarbeiter außerhalb des Rahmens seiner Position bei Plexus handelt, aber mit einer Person oder Organisation zu tun hat, mit der der Plexus-Mitarbeiter regelmäßig als Mitarbeiter von Plexus interagiert.
  • Wenn eine von Plexus beauftragte Person oder ein von Plexus beauftragtes Unternehmen (z. B. ein Berater) im Namen von oder zum Vorteil von Plexus ein Geschenk, eine Mahlzeit oder eine Unterhaltung gibt oder empfängt.

Allgemeine Richtlinien

Ermessen und Anleitung

Angemessene Diskretion beim Geben und Empfangen von Geschenken, Einladungen und Bewirtungen ist entscheidend, um den Ruf von Plexus bei Aktionären, Kunden, Lieferanten und Aufsichtsbehörden zu schützen und Verstöße gegen gesetzliche Bestimmungen zu vermeiden. Bestehen Zweifel, ob eine Transaktion mit Geschenken, Einladungen oder Bewirtung angemessen ist, sollten Sie Vorsicht walten lassen und vor der Durchführung der Transaktion Ihren zuständigen Personalverantwortlichen oder die Rechtsabteilung von Plexus konsultieren. Im Zweifelsfall, ob eine Transaktion mit Geschenken, Einladungen oder Bewirtung gegen diese Richtlinie verstößt, sollte sie vermieden werden. Eine gute Faustregel ist, ob ein unbeteiligter Beobachter das Geschenk, die Einladung oder die Bewirtung als unethische oder unlautere Geschäftspraxis einstufen würde.

Angemessene Geschenke, Mahlzeiten und Unterhaltung sind im Allgemeinen zulässig.

Das Geben und Empfangen von Geschenken, Einladungen zu Mahlzeiten und Unterhaltung ist im Geschäftsalltag üblich. Plexus-Mitarbeitern ist es gestattet, im Rahmen ihrer normalen Geschäftstätigkeit Geschenke, Einladungen zu Mahlzeiten und Unterhaltung zu geben und anzunehmen, sofern diese Transaktionen den Bestimmungen dieser Richtlinie entsprechen.

Verbotene korrupte Transaktionen

Eine korrupte Transaktion liegt vor, wenn etwas von Wert zu einem unzulässigen Zweck gegeben oder angenommen wird (weitere Informationen finden Sie in der Antikorruptionsrichtlinie von Plexus). Beispiele für korrupte Transaktionen sind Bestechungsgelder und Schmiergeldzahlungen. Einige Unternehmen haben korrupte Transaktionen als Reise- und Bewirtungskosten sowie teure Geschenke getarnt. Diese Richtlinie bietet detaillierte Anleitungen und Beispiele, um Plexus-Mitarbeitern zu helfen, zwischen angemessenen Geschäftsgeschenken, Einladungen und Bewirtungskosten und unzulässigen korrupten Transaktionen zu unterscheiden.

Anforderungen für alle Mahlzeiten und Unterhaltung

Sämtliche Mahlzeiten und Unterhaltungsangebote müssen alle folgenden Anforderungen erfüllen:

  • Die Transaktion muss offen und transparent abgewickelt werden.
  • Für die Transaktion müssen genaue Aufzeichnungen und Dokumentationen gemäß den geltenden Rechnungslegungsgrundsätzen geführt werden.
  • Die Transaktion muss durch Gastfreundschaft oder einen legitimen geschäftlichen Zweck motiviert sein; die Transaktion darf nicht dazu motiviert sein, das Urteilsvermögen des Empfängers unzulässig zu beeinflussen (siehe die Antikorruptionsrichtlinie von Plexus). 
  • Bei Mahlzeiten und Unterhaltungsveranstaltungen, an denen ein Kunde oder Lieferant beteiligt ist, müssen Vertreter sowohl von Plexus als auch des Kunden oder Lieferanten bei der Mahlzeit oder Veranstaltung anwesend sein.
  • Die Transaktion muss angemessen sein und mit den üblichen Geschäftspraktiken vereinbar sein. 

Beispiele für angemessene und übliche Werte:

  • Eine einfache Mahlzeit in einem Restaurant, das üblicherweise für Geschäftsessen genutzt wird.
  • Einfache Erfrischungen auf der Konferenz 

Beispiel für unangemessen und unüblich:

  • Eintrittskarten für ein außergewöhnliches Sportereignis (z. B. den Super Bowl oder die Fußball-Weltmeisterschaft).

Anforderungen für alle Geschenke

Sämtliche Geschenke an und von Kunden, Lieferanten und Drittvermittlern müssen alle folgenden Anforderungen erfüllen:

  • Die Transaktion muss offen und transparent abgewickelt werden.
  • Für die Transaktion müssen genaue Aufzeichnungen und Dokumentationen gemäß den geltenden Rechnungslegungsgrundsätzen geführt werden.
  • Die Transaktion muss durch Gastfreundschaft oder einen legitimen geschäftlichen Zweck motiviert sein; die Transaktion darf nicht dazu motiviert sein, das Urteilsvermögen des Empfängers unzulässig zu beeinflussen (siehe die Antikorruptionsrichtlinie von Plexus). 
  • Der Empfänger darf das Geschenk nicht erbitten (anfragen).
  • Die Transaktion darf keine direkten Geldgeschenke oder -zahlungen (oder gleichwertige Leistungen wie Geschenkkarten) beinhalten.
  • Für Geschenke mit einem Wert von über 200 US-Dollar ist die Genehmigung des regionalen Personalleiters oder eines Mitglieds der Rechtsabteilung von Plexus erforderlich.
  • Die Transaktion muss angemessen sein und mit den üblichen Geschäftspraktiken vereinbar sein. 

Beispiele für angemessene und übliche Werte:

  • Artikel mit Firmenlogo.
  • Eine einzelne Flasche Wein zu einem vernünftigen Preis.
  • Eine Schachtel Pralinen.

Beispiel für unangemessen und unüblich:

  • Nutzung eines Ferienhauses oder einer Ferienwohnung.
  • Kostenlose oder vergünstigte Reisen (z. B. ein kostenloses Skiwochenende).
  • Schmuck oder teure Elektronik.
  • Vergünstigte oder kostenlose Produkte für den persönlichen Gebrauch.

Regionale oder funktionale Richtlinien

Regionen oder Abteilungen innerhalb von Plexus können Richtlinien für Geschenke, Mahlzeiten und Unterhaltung erlassen, die strengere Vorgaben als diese Richtlinie enthalten. Mitarbeiter müssen alle geltenden strengeren regionalen oder abteilungsspezifischen Richtlinien einhalten.

Regierungsbeamte

Für Geschenke, Mahlzeiten und Unterhaltungsangebote im Zusammenhang mit Regierungsbeamten gelten strengere Richtlinien als die in diesem Abschnitt 2 beschriebenen. Siehe Abschnitt 3 unten.

Geschenke, Mahlzeiten und Unterhaltung für Regierungsbeamte

Hintergrund

Vorsicht ist geboten, bevor man Regierungsbeamten Geschenke, Mahlzeiten oder Einladungen zukommen lässt oder von ihnen annimmt. Die Gesetze vieler Länder, darunter auch der USA, schränken die Gewährung von Geschenken, Mahlzeiten und Einladungen an Regierungsbeamte stark ein.

Wer ist ein Regierungsbeamter?

Ein Regierungsbeamter umfasst traditionelle Regierungsbeamte und -angestellte sowie eine der folgenden Personengruppen:

  • Politische Parteien und Beamte. 
  • Staatseigene Unternehmen sind Unternehmen, die sich teilweise im Besitz der Regierung befinden.
  • Angestellte oder Beauftragte staatseigener Unternehmen.
  • Militärangehörige und Mitglieder königlicher Familien.

Anforderungen an Geschenke, Mahlzeiten und Unterhaltung für Beamte der US-Regierung (Bund, Länder oder Kommunen)

Zusätzlich zur Erfüllung der Anforderungen gemäß Abschnitt 2 dieser Richtlinie müssen alle Geschenke, Mahlzeiten oder Unterhaltungsangebote, die einem Beamten der US-Regierung gewährt werden, die folgenden beiden Anforderungen erfüllen:

  • Der Gesamtwert des Geschenks, der Mahlzeit oder der Unterhaltung darf pro Anlass 20 US-Dollar nicht überschreiten.
  • Der Gesamtwert aller Geschenke, Mahlzeiten oder Unterhaltungsangebote von Plexus an den US-Regierungsbeamten darf 50 US-Dollar pro Kalenderjahr nicht überschreiten. 

Die oben genannten Vorgaben sind allgemein als „20/50-Regel“ bekannt. Die Bereitstellung üblicher Erfrischungen bei Geschäftstreffen, wie Wasser und Kaffee, wird nicht auf die 20/50-Regel angerechnet. Auch Mahlzeiten, die Mitarbeitern üblicherweise in Betriebsstätten (z. B. Kantinen) angeboten werden, sind von der 20/50-Regel ausgenommen.

Einige US-Regierungsbehörden verlangen von ihren Angestellten, dass sie ihren Anteil an den Erfrischungen in jedem Fall selbst bezahlen. In solchen Fällen sollte Plexus alles daransetzen, dass die angebotenen Speisen und Getränke bescheiden ausfallen und ein Spendengefäß oder einen Korb bereitstellen, in den die Angestellten ihre Kosten einzahlen können.

Seien Sie im Umgang mit US-Regierungsbeamten äußerst vorsichtig. Selbst harmlose Gesten wie die Mitfahrgelegenheit zum oder vom Flughafen können gegen geltendes Recht verstoßen. Fragen zu solchen Transaktionen richten Sie bitte an Plexus Legal.

Anforderungen an Geschenke, Mahlzeiten und Unterhaltung für ausländische Regierungsbeamte

Zusätzlich zu den Anforderungen gemäß Abschnitt 2 dieser Richtlinie müssen alle Geschenke, Mahlzeiten oder Einladungen an ausländische Regierungsbeamte den für diese Beamten geltenden lokalen Gesetzen und Bestimmungen entsprechen. Um herauszufinden, welche lokalen Gesetze und Bestimmungen für den jeweiligen Beamten gelten, wenden Sie sich bitte an einen Vertreter von Plexus Legal.

Schmiergeldzahlungen sind grundsätzlich verboten.

Schmiergeldzahlungen (manchmal auch „Gleitgeldzahlungen“ genannt) sind Zahlungen kleiner Geldbeträge, die geleistet werden, um die Durchführung eines routinemäßigen behördlichen Vorgangs, wie beispielsweise die Bearbeitung eines Visumantrags, zu beschleunigen oder sicherzustellen. Schmiergeldzahlungen sind verboten, sofern sie nicht im Voraus schriftlich von einem Vertreter von Plexus Legal genehmigt wurden.

Fragen & Hinweise

Bei Fragen oder für weitere Informationen zu dieser Richtlinie wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Personalverantwortlichen oder an einen Vertreter von Plexus Legal.

Meldung von Bedenken und Verstößen

Sollte ein Mitarbeiter einen Verstoß gegen geltendes Recht oder diese Richtlinie vermuten, muss er dies unverzüglich seinem zuständigen Personalverantwortlichen oder einer der im Plexus-Verhaltenskodex und den Geschäftsethikrichtlinien (der „Verhaltenskodex“) genannten Personen melden. Der Verhaltenskodex ist auf PRIDE veröffentlicht. Alternativ können Mitarbeiter Bedenken auch über die Ethik-Hotline melden (Anweisungen dazu finden Sie auf CONNECT und im Verhaltenskodex).

Jeder Verstoß gegen diese Richtlinie zieht unverzügliche Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung nach sich. Ein Verstoß gegen diese Richtlinie kann zudem Verstöße gegen geltendes Recht in den Ländern zur Folge haben, in denen Plexus geschäftlich tätig ist. Bei Verstößen können erhebliche zivil- und strafrechtliche Sanktionen, einschließlich Geldstrafen und Freiheitsstrafen, verhängt werden.